Díky nové aplikaci jsme dostali proces schvalování interních směrnic pod kontrolu, naše práce je tím mnohem efektivnější. Ušetřený čas můžeme věnovat důležitějším činnostem. Nový portál nám umožňuje rychlejší a přehlednější management naší předpisové základny. Nyní jsme schopni efektivně spravovat dokumenty potřebné k chodu banky. Zaměstnancům jsme dokázali usnadnit orientaci ve vnitřních směrnicích, a zrychlit vyhledávání informací.
Igor Dobřický, vedoucí odboru IT, Volksbank CZ, a.s.
Úkol
Nalézt řešení pro snadnou správu interních směrnic a reportů.
Oddělení organizace pro evidenci interních směrnic ve VolksBank využívalo aplikaci vytvořenou v prostředí Microsoft Access. Schválené dokumenty byly uloženy v sdíleném adresáři a zveřejněny na firemním intranetu. Proces schvalování interních směrnic byl řízen ručně, jednotlivé verze dokumentů se schvalovatelům zasílali emailem. Tento stav nebyl dostačující, protože zodpovědní pracovníci na schvalování směrnic neměli žádný nástroj na řízení změn, pro zaměstnance bylo zároveň obtížné dohledat potřebné platné dokumenty.
Podobný problém měla banka i se svými reporty. Existuje velké množství typů reportů generovaných za různá časová období, různé velikosti a obchodní složitosti. Jednotlivá oddělení Volksbank nebyla dosud zcela jednotná při tvorbě reportů. Dokumenty byly zakládány podle vlastních potřeb a zvyklostí s nejednoznačným mechanismem pro pojmenování nebo připojování pomocných dat (metadat), která by usnadnila vyhledání potřebných reportů. Zároveň nebyla podporována archivace výstupů jednotlivých reportů (neměnný časový snímek za určité období).
Při zadávání výběrového řízení na řešení tohoto problému si proto banka zadala následující požadavky:
Pro směrnice
- nastavit jednotné pravidlo schvalování směrnic,
- udržovat kompletní historii dokumentů a jejich procesů schvalování,
- kategorizovat dokumenty a jejich provázání na související vyhlášky a zákony, propracované vyhledávání,
- monitoring schvalování, možnost sledovat rozpracované verze, kontrola termínů…
a pro reporty
- zpřehlednit hierarchickou strukturu a navigaci portálu,
- zefektivnit práci uživatelů s velkým množstvím nejrůznějších typů reportů,
- zlepšit vyhledávání reportů podle obsahu, časové období, lokality,
- usnadnit uživatelům práci s reporty např. rozpoznáním vstupních parametrů a interpretováním vygenerovaných dat,
- usnadnit správcům systémů správu a podporu reportingového systému, např. udržováním popisních informací,
- zajistit automatické generování reportů, aby měli uživatelé data ihned k dispozici a nemuseli čekat na jejich vygenerování,
- generovat reporty mimo provozní dobu systému, aby nedocházelo k zbytečnému zatížení hlavních systémů,
- udržovat popisné informace u každého reportu,
- implementace české a anglické verze portálového řešení.
Řešení
Volksbank se rozhodlo pro implementaci portálového řešení Microsoft SharePoint s návazností na databázový systém Microsoft SQL Server (resp. reportingový systém Microsoft Reporting Services v případě reportů) a jako svého partnera si po výběrovém řízení zvolila společnost Infinity a.s. Z hlediska společnosti Volksbank bylo nasazení této technologie nejvhodnější zejména kvůli perfektní návaznosti na již provozované systémy na platformě Microsoft. Důležitou roli při rozhodování sehrála i snadnost obsluhy portálu, ke kterému se přistupuje internetovým prohlížečem a způsob ovládání je velmi intuitivní.
Systém SharePoint poskytuje funkcionalitu v oblasti správy dokumentů, vyhledávání, řízení procesů dle definovaných pracovních postupů a definice přístupových práv. Využití této funkcionality bylo logickým krokem k dosažení požadovaných cílů. Každá verze směrnice má vytvořen pracovní prostor, v kterém se uchovávají všechny informace související s danou směrnicí včetně kompletní historie změn. Schvalování směrnic má pevně stanovený řád a je automaticky řízeno pracovním postupem. Uživatelům jsou zasílány emaily o změnách v procesu schvalování. Silnou stránkou řešení je podpora vyhledávání, kdy si uživatel může dohledat informace několika způsoby. Jednotlivé směrnice jsou provázány linky, uživatelé vidí vazby mezi jednotlivými dokumenty. Aplikace se automaticky aktualizuje s databází zaměstnanců a organizační strukturou společnosti, tím je zajištěna její aktuálnost a dostupnost všem zaměstnancům banky. Součástí projektu byla kompletní migrace stávajících dat a to včetně dokumentů, příloh a číselných řad směrnic.
V případě reportů byl portál vytvořen na logické víceúrovňové hierarchické struktuře, kdy uživatel k reportům přistupuje postupně od základní obecné úrovně až na potřebný detail. Pro lepší orientaci je hierarchická struktura zobrazena v interaktivním grafickém schématu. Zobrazení schématu se každému uživateli vytvoří dle jeho přístupových práv.
Každý report zobrazený v portálu je vytvořen z definice, která obsahuje popisná data, každý report má jasně uveden způsob použití, za jaké období byl vytvořen a jaká je jeho platnost. Na základě těchto informací mohou uživatelé vyhledávat požadované reporty případně i fulltextovým vyhledáváním. K reportům se automaticky uchovává historie. Uživatelé si mohou zpětně prohlížet časové snímky dat z minulosti. Reportingový portál podporuje načítání reportů z různých datových zdrojů a je připraven pro další rozšiřování pomocí otevřeného aplikačního rozhraní. Systém je napojen na systém Active Directory, z kterého se automaticky načítají potřebná přístupová práva uživatelů. Uživatelské rozhraní je provedeno v českém a anglickém jazyce.
Administrátor portálu může velmi efektivně zpravovat celý systém z pohodlného grafického rozhraní. Definice šablon reportů je velmi intuitivní a je automaticky propojena se systémem Reporting Services.
Výsledky
Klíčové přínosy, které má pro Volksbank nové řešení reportingového portálu a nové řešení systému pro interní směrnice, spočívají zejména v následujícím:
- ve zvýšení efektivitě schvalování interních směrnic,
- pracovníci Volksbank zefektivnili dohled a práci s požadovanými reporty,
- administrátoři systému mohou nyní snadněji a jednoduše spravovat generování a publikování reportů zaměstnancům banky,
- uživatelé získali nový moderní nástroj, který díky svému komfortu a rozsáhlé integraci s Microsoft Office činí systém výrazně přívětivějším a snadněji použitelným oproti předešlému systému,
- banka získala bezpečnou, stabilní a robustní platformu pro efektivní sdílení informací a reportů, která je připravena na další rozvoj.
Obchodní dopady
Banka získala bezpečnou, stabilní a robustní platformu pro efektivní sdílení informací a reportů, která je připravena na další rozvoj.
