Cílem nabízeného řešení je maximálním způsobem zefektivnit veškerou činnost, která souvisí se zpracováním jak interních, tak externích dokumentů a dokladů, které musí být ve společnosti zaevidovány a schváleny. Hlavní myšlenka je postavena na digitalizaci papírového dokumentu a jeho následné zpracování v elektronické formě dle předem definovaného jednoznačného pravidla.
Hlavní přínosy řešení
Vyšší efektivita
Celý proces funguje mnohem rychleji, významně se zkracuje čas potřebný na zpracování dokladu. Minimalizuje se riziko nedodržení splatnosti, termínů vyřízení atd. Administrativní zátěž pracovníků je mnohem menší, dokumenty nemusí kolovat po firmě. Největších úspor je dosahováno ve společnostech, které mají více lokalit, případně jim ekonomickou agendu zajišťuje externí subjekt.
Vyšší mobilita
Veškeré informace ke zpracování dokladů jsou k dispozici přes webový prohlížeč uvnitř společnosti, případně i mimo interní síť při zajištění externího přístupu. Uživatelé tak mohou doklady zpracovat téměř kdykoliv a kdekoliv. Velká část schválení dokladů je na zodpovědnosti vedení společnosti, u kterého je typická vysoká zaneprázdněnost a mobilita.
Vyšší bezpečnost
Systém má striktně definovaná pravidla a přístupová práva pro jednotlivé uživatele. Každý uživatel má přistup, jen k informacím, které jsou pro něj určeny.
Originální doklady se již neztrácí, protože jsou ihned po naskenování uloženy do archívu a po společnosti již koluje jen digitální verze.
Elektronický archív je možné zálohovat a archivovat mnohem efektivněji, než papírové dokumenty.
Vyšší kontrola a transparentnost
Jednotlivé procesy zpracování jsou definovány dle transparentních pravidel. Minimalizují se různé výjimky, které běžně ve společnostech existují. Společnost se tak procesně velmi přiblíží k vlastním směrnicím a požadavkům vyplívajících z dalších obecných norem jako je ISO 9001 atd.
Operace uživatelů jsou podrobně logovány. Zpětně lze dohledat, kdo a kdy provedl jakou operaci.
Velmi efektivně lze kontrolovat činnost jednotlivých pracovníků. Lze vyhledat informace typu: U koho čeká doklad na schválení, komu trvá nejdéle vyjádření atd.
Kontrola aktivity uživatelů a možnost zpětného dohledání informací slouží jako dobrá prevence a motivace pracovníků, aby pracovali se systémem zodpovědně.
Řešení poskytuje také celou řadu kontrolních mechanismů. Lze efektivně kontrolovat, v které fázi zpracování se nachází jednotlivé doklady. Součástí řešení je i definice upomínek, v případě nesplnění úkolu v termínu atd.
Vyšší dostupnost informací
Pracovníci mohou velice efektivně a rychle dohledat potřebné informace v systému. Pomoci několika kliknutí se dostanou odkudkoliv k požadovanému dokumentu, není třeba prohledávat papírové šanony atd.
Jednotlivé dokumenty je možné propojit dohromady. Je tedy možné jednoduše otevřít k faktuře objednávku, na základě, které byla faktura vystavena atd.
K dokumentům lze přistupovat i z jiných systémů. Například v ERP systému je možné na detailním formuláři faktury otevřít naskenovaný originál, který je uložen v DMS aplikaci.
Lepší plánování
Schvalovací procesy lze nastavit tak, aby bylo možné schválit výdaje dříve, než ve skutečnosti vzniknou. Například schvalování nákladu lze provést již na úrovni vystavení interní objednávky. Následné zpracování faktury může již proběhnout automaticky. Lze tak lépe plánovat cashflow a náklady s ohledem na rozpočet společnosti.
Dynamičnost
V dnešní době dochází velmi často ke změnám, na které musí společnosti rychle reagovat. Tyto změny se velmi často promítají do řízení společnosti. Z tohoto důvodu je řešení navrženo maximálně univerzálně. Prostředí umožnuje modelovat jednotlivé procesy pomocí grafického návrháře, formuláře a pohledy je také možné dynamicky upravovat. Převážnou část systému si může společnost ihned upravovat a měnit bez potřeby zásahu dodavatele řešení.
Automatické vytěžování dat
Standardní zpracování dokladů pracuje jen s digitální kopii dokumentu (obrázky) ve formátu PDF. Údaje na dokladech potřebné pro zaúčtování se musí ručně opsat. Toto řešení lze rozšířit o rozpoznávání textu technologii OCR. Při skenování se do PDF dokumentu vloží i textová informace. Tuto informaci zpracuje aplikace a dle různých algoritmů předvyplní hodnoty uživateli, ten je již nemusí opisovat, ale jen zkontroluje, zda jsou správné. Dochází tak k velkému zefektivnění a zpřesnění činnosti pořizování dat.
Proces zpracování přijatých faktur
Největší přínos přináší společnostem nasazení našeho řešení na kompletní proces zpracování a schválení přijatých faktur. Proces začíná digitalizací, automatickým zpracováním atributů dokladu a pokračuje řízeným procesem schválení dokladu ve společnosti. Schvalovací proces zohledňuje různé firemní pravidla, schvalovací matice, finanční limity. Spolupracuje se systémem smluv, páruje doklady s objednávkou atd.
