S rokem 2023 nastává významná změna v oblasti datových schránek – všem živnostníkům, spolkům, nadacím a některým fyzickým osobám se automaticky zřizuje datová schránka. Zákon č. 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů nabyl účinnosti 1. ledna 2023. V tomto článku se budeme zabývat tím, co tato změna znamená pro podnikatele a právnické osoby v České republice.
Datové schránky pro fyzické osoby podnikající
Největší skupinu nových držitelů datových schránek tvoří ti, kteří podnikají jako živnostníci nebo osoby samostatně výdělečně činné. Tyto fyzické osoby nově musí mít zřízen účet u poskytovatele datových schránek, který jim umožní ukládat dokumenty k podnikání a komunikovat se státními orgány prostřednictvím datové schránky. Veškerá komunikace se státními orgány musí probíhat prostřednictvím datové schránky, proto je důležité, aby tyto účty byly stále aktivní a aktuální.
Datové schránky pro právnické osoby
Kromě fyzických osob podnikatelů mají od 1. ledna 2023 povinnost zřídit si datovou schránku také některé právnické osoby, například:
- Společenství vlastníků bytových jednotek
- Spolky
- Nadace
I ony musí využívat poskytovatele datových schránek, který jim umožní ukládat dokumenty a komunikovat se státními orgány elektronicky prostřednictvím datových schránek. Platí to také pro právnické osoby, které jsou zapsané v zákonem stanovené evidenci či rejstříku a dosud datovou schránku nemají aktivní. Jak bylo uvedeno výše, veškerá komunikace se státními orgány musí být vedena prostřednictvím tohoto kanálu, proto je nezbytné, aby tyto účty byly stále aktivní a aktuální.
Jaká změna nastala pro SVJ (společenství vlastníků jednotek)?
Zavedení systému datových schránek představuje důležitý krok ve vývoji komunikace SVJ. Poskytnutím přihlašovacích údajů a pokynů prostřednictvím doporučeného dopisu získávají členové statutárních orgánů SVJ snadný, rychlý a bezpečný přístup do své určené datové schránky. Tento systém nabízí SVJ zjednodušený proces komunikace s orgány, aniž by se musela starat o složité záležitost. To vše platí do 31. března 2023. Pokud schránka ještě zřízena není, bude zřízena automaticky.
Jak získat přístupové údaje?
Přístupové údaje budou právnickým osobám a OSVČ zaslány doporučeným dopisem. Datové schránky budou automaticky dostupné i pro ty, kteří si nevyzvedli přístupové údaje a nebudou ji ani používat.
Platí změna i pro vás?
Změna se vás týká, pokud jste:
- Orgán veřejné moci
- Právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku a právnická osoba zřízená zákonem
- Organizační složka podniku zahraniční právnická osoba, která je zapsaná v obchodním rejstříku
- Advokát
- Daňový poradce
- Statutární auditor
- Insolvenční správce
- Znalec
- Soudní tlumočník či soudní překladatel
- Spolek
- Nadace
- Ústav
- Obecně prospěšná společnost
- Společenství vlastníků jednotek
- Různorodé sdružení
- OSVČ
- Živnostník
Nezapomeňte datovou schránku aktivně spravovat
Rádi bychom zdůraznili, že je povinností datovou schránku aktivně spravovat. To znamená i nutnost obdržené přístupy aktivovat po jejich obdržení, jinak dojde k expiraci jejich platnosti. Následně by bylo třeba požádat o nové přístupové údaje např. na pobočkách CzechPointu. Dále je nutné sledovat lhůty dané státními institucemi pro reakci na došlé zprávy, neboť při jejich nedodržení mohou následovat sankce.
Přístupové údaje budou rozeslány doporučeným dopisem a datové schránky budou následně aktivovány i subjektům, které si nepřevezmou přístupové údaje a nikdy se nepřihlásí. V praxi to znamená, že i při nepřihlášení a neaktivaci přístupových údajů, je ale datová schránka považována za aktivní a budou do ní odesílány zprávy ze strany státních institucí. Datové zprávy jsou považované za doručené desátým dnem následujícím po dni doručení do datové schránky.
Nechte si datovou schránku spravovat od společnosti RSM
S vlastnictvím datové schránky samozřejmě souvisí i nutnost její pravidelné kontroly. Nemáte čas datovou schránku neustále kontrolovat? Nechcete řešit externí uložiště a nakládání se staršími datovými zprávami? Máte obavy, že vám unikne nějaká důležitá zpráva? Svěřte správu své datové schránky do rukou odborníků z oddělení korporátních služeb společnosti RSM.
Tato služba zahrnuje:
- Poskytnutí osoby administrátora,
- Pravidelné vybírání příchozích datových zpráv,
- Distribuci datových zpráv s krátkým shrnutím na relevantní kontaktní osoby dle vašich instrukcí (např. Rovnou vaší účetní),
- Úschovu a evidenci datových zpráv,
- Odesílání datových zpráv z vaší datové schránky příslušným orgánům státní správy.
