Využívat venkovních zdrojů, čili „outsourcovat“ umí lidstvo již velmi dlouho. Děláte to i vy, vždyť co jiného to je, když odjíždíte na dovolenou a necháte souseda zalévat květiny, než druh outsourcingu? A stejně jako velké organizace, když vybírají poskytovatele služeb, i vy podrobujete dotyčnou osobu výběrovému řízení. Co vyžadujete: musí to být důvěryhodná osoba (nevykrade vás), musí mít určité dovednosti (nezlije vám konévkou televizi), musí dodržovat SLA (ibišek nepřelije, kaktus zalévá jen jednou týdně), musí být schopen reagovat na změny (když dorazíte domů, vrátí konévku a činnost ukončí) a zároveň bude očekávat za poskytnuté služby odměnu (až odjede soused, bude zalévání jeho rostlin zase na vás). Zdá se to příliš jednoduché? Nikoliv, jen zjednodušené. Zásadní principy platí i pro outsourcing ICT.
Jaká je motivace firem jít do částečného nebo úplného outsourcingu ICT? Zde se přístup většinou liší dle oddělení. Je faktem, že stabilní a spolehlivou počítačovou infrastrukturu potřebuje každá firma bez ohledu na velikost. Jen pro velmi velké společnosti je rentabilní budovat vlastní IT oddělení. ICT bývá často ostře vymezeno oproti části organizace zajišťující hlavní činnost, ale zároveň bývá s touto hlavní činností úzce spjato, hlavní činnost je na IT životně závislá. IT oddělení nemá žádný důvod hledat pomoc zvenčí. Ale představme si reálnou situaci u vás ve firmě: obrátíte se na vašeho ajtíka napřímo s nadějí, že urychlíte řešení vašeho požadavku. Výsledky jsou obvykle následující: technik nezaeviduje tento požadavek (nemá to v popisu práce, a navíc je pro tuto činnost jeho čas zbytečně drahý); ne-evidence požadavku znemožní se jeho přenesení do tzv. znalostní databáze a zkreslí statistiku poskytování služeb, která pomáhá IT rychleji řešit opakované incidenty a požadavky; doba reakce na požadavek se neměří, a tak nelze reklamovat nedodržení termínu; požadavek nepatří do kompetence osloveného a on jej nepředá správnému řešiteli nebo jej předá na ServiceDesk a řešení požadavku se tak zbytečně prodlouží … a lze pokračovat. Tato rizika si většinou management uvědomuje. A hledá způsob jejich eliminace ve spolupráci s renomovanou firmou na základě ověřených referencí a důkladné znalosti vlastních procesů. Jednoznačně stanovené a vyjasněné smluvní podmínky, rozumný a potřebám firmy skutečně odpovídající Service Level Agreement a hlavně vzájemná důvěra a korektní vztahy jsou základní stavební kameny synergického vztahu, kde nakonec vyhrávají oba – tzv. „win-win“ strategie.
Na co vedení slyší nejvíce? Samozřejmě na úsporu finančních prostředků – a ta se v průměru pohybuje okolo 30 procent. Ale nahlížet na outsourcing pouze optikou snížení vlastních přímých (mzdových) nákladů by bylo nesprávné, síla je v zajištění ICT takové úrovně, která firmě umožní výrazně posílit svoji konkurenční pozici. Navíc přílišný tlak na dodavatele ve smyslu „získat ještě trochu více služeb za o trochu méně peněz“ způsobí mnohdy soustředění obou stran na vzájemný boj a nikoli na společné řešení společných úkolů.
Na druhou stranu nelze opomenout ani některá rizika kompletního outsourcingu, např. přílišná závislost na poskytovateli nebo ztráta klíčových znalostí a kompetencí. Nicméně, i přesto poptávka po něm v poslední době viditelně roste, i když na rozdíl od USA je v Evropě (a stejně tak v ČR), její růst pomalejší. Zahraniční firmy chtějí kvůli konkurenceschopnosti převážně vyšší kvalitu. Naopak české firmy preferují snížení nákladů na provoz. Vlastní IT „in house“ nyní provozuje cca třetina podniků, z toho u podniků se zahraniční účastí je to skoro polovina.
Přechod k outsourcingu IT je trend, je to něco neodvratného. Důsledkem technického pokroku je vnitřní složitost technologií a systémů, na druhé straně zjednodušení práce obsluhy. Tímto je stále více oddělena strana uživatele od strany údržby a tím vytváří předpoklady k „vyvedení“ podpůrných procesů nebo jejich částí.
Nenechte se odradit dosud neznámým. Kdo neriskuje, nevyhraje – a navíc outsourcing není nic vlastně nového. Je to jen další přiměřené riziko, které je třeba uvážit a pochopit. A tak jako u ostatních rizik se vyplatí v případě potřeby vyhledat odbornou pomoc. Dnes už není problém poptat specialisty kdekoli ve světě. A pokud svoji práci skutečně zvládají, není už tak složité ji k nim dostat. Jistě, mohli byste se taky rozhodnout schovat se do skříně a vyčkat, dokud tato móda nepomine. Ale to byste pravděpodobně zbankrotovali. Outsourcing je reálná a cenná součást moderního podnikání a už tu s námi zůstane napořád.
Zajistíme pro vás nejen kompletní outsourcing ICT, ale také outsourcing účetnictví nebo mezd. Neváhejte nás kontaktovat! Rádi se s vámi spojíme a poradíme.
