Všimli jste si někdy, jak často využívá generace narozená v 90. letech e-mailové komunikace? S nadsázkou se dá říci, že asi s podobnou frekvencí jako dnešní čtyřicátníci klasickou listovní poštu. Ale proč vlastně? Odpovědí bychom našli bezpočet. Podívejme se podrobněji na nové trendy firemních komunikací a spočítejme možné benefity klasických i zcela nových řešení.
Vlastně je to zcela prosté… Maily, třebaže hojně podporované velmi sofistikovanými klienty typu Outlook nebo Lotus Notes, prostě nestačí dynamice diktované Facebookem, Twitterem či Skypem. Jakousi výjimkou zůstává korporátní sektor, respektive jakékoli zaměstnání, kde je používána elektronická komunikace. Zdá se, že nové trendy poněkud přibrzdí a mladé čerstvé síly záhy poučí, že e-mailové komunikaci ještě zdaleka neodzvonilo.
Ale je to tak správně? Odpověď vůbec není jednoznačná. Podívejme se na pár zajímavých údajů: Před deseti lety byl email jediným prakticky použitelným nástrojem pro řízení firemních informačních toků. Přestože od té doby učinily technologie významný skok kupředu, výzkumy odhadují, že běžný zaměstnanec na pozici středního manažera obdrží denně v průměru okolo 60 e-mailů a stráví asi 30–40 % pracovního týdne vyřizováním firemní pošty. Pokud to sečteme, máme tady ztrátu dvou dnů pracovního týdne jenom na vyřízení vlastní pošty.
Ale pojďme ještě dále. Stejné statistiky naznačují, že více než 75 % z tohoto množství připadá na interní komunikaci firmy. Tato čísla nám pomohou pochopit, proč se lidé tak často vyhýbají e-mailům mimo zaměstnání.
Běžný zaměstnanec na pozici středního manažera obdrží denně v průměru okolo 60 e-mailů a stráví asi 30–40 % pracovního týdne vyřizováním firemní pošty.
Rady odborníků na time management typu „Kontrolujte svoji poštu pouze dvakrát denně“ nejsou v praxi vůbec použitelné – váš nadřízený totiž očekává vaši okamžitou reakci a takovéto „vylepšení pracovních postupů“ by nejspíš příliš neocenil.
Klady i zápory
Pro skutečnou vyváženost faktů si posviťme nejenom na zápory mailování, ale i na jeho nepopiratelné výhody: Komunikace je vždy dohledatelná. Je relativně dobře strukturovatelná, zejména pokud jsou uživateli v praxi využívány všechny možnosti poštovních klientů – jmenujme například sledování vlákna mailu, třídění zpráv do adresářů dle témat nebo odesila telů, indexovaná vyhledávání a v neposlední řadě i provázání pošty a kalendáře.
Mailová komunikace je alfou i omegou pro většinu firem, a proto jsou na interní IT služby i na externí poskytovatele kladeny nemalé nároky (High Availability, průběžné zálohování, zabezpečená komunikace, elektronické podpisy a tak podobně). Firemnímu grálu, ať již je jeho jméno Exchange, nebo Domino, se podřizuje téměř vše a také všichni.
Ale jsou tady i nevýhody. Vlastně jich není až tolik, ale jsou zcela zásadní. Poštovní komunikace je obrovským generátorem nestrukturovaných dat vznikajících z podstaty vzájemné inte rakce uživatelů. Jak využít potenciálu těchto informací? Jak zamezit masivní redundanci dat v jednotlivých schránkách? Jak redukovat terabyty zbytečně obsazeného prostoru plného starých, neužitečných a mnohdy kontraproduktivních informací? A jak naopak docílit toho, aby se důležité přílohy, typicky například dokumentace a úřední dokumenty, neztrácely v propadlišti dávno zapomenutých zpráv? Jak zamezit tomu, aby se cenné informace, ukryté pouze v mailovém boxu specialisty, po jeho odchodu z firmy nenávratně neztratily?
Důležité je vědět, k čemu vlastně slouží firemní mailová komunikace. Primárním účelem je šíření informace, dále delegování práce na další pracovníky a do třetice jmenujme například potřebu získání názoru nebo stanoviska (rozhodnutí) k určité záležitosti. To rozhodně není málo, co myslíte? Takže je až s podivem, že se ve všech jmenovaných případech vlastně dokážeme bez interní pošty obejít.
Kompletní článek naleznete zde.
Zdroj: Firemní obchod, Prosinec 2015, str. 48-49.
