V naší praxi se velmi často setkáváme s tím, že finanční oddělení a jejich zaměstnanci jsou konfrontováni s potřebou digitalizace a mají tak otázky, jak se tento proces překlopí do jejich pracovní náplně, odpovědností a firemních procesů. Čím dál silněji se potýkají s výrazy jako digitalizace, automatizace, robotizace, rychle se měnící prostředí, blockchain, nové systémy a jejich implementace, požadované nové dovednosti a kompletní transformace dosavadní práce.
Optimalizace finančních procesů v souvislosti s novými technologiemi je pro každou společnost samozřejmostí, aby dlouhodobě obstála v konkurenčním prostředí. Existují však různé fáze, v nichž se společnosti a jejich finanční oddělení nacházejí, a tomu by měly odpovídat nabízené služby odrážející aktuální stav a zároveň cíle a potřeby každé společnosti zvlášť.
Díky našim zkušenostem víme, že obecná doporučení nefungují a je velice důležité úzce komunikovat a spolupracovat, abychom vám pomohli definovat vaši aktuální pozici a budoucí směřování, a podpořili vás tak v celém finančním procesu. Vždy je třeba si společně stanovit ambiciózní, ale zároveň realizovatelné plány a cíle, které vás posunou na vyšší úroveň. Neznamená to nutně, že další úrovní bude kompletní digitalizace a transformace vašeho finančního oddělení. Postupné kroky mohou zahrnovat změny technologií, procesů nebo lidí (role, kultura, dovednosti). V tomto případě vám můžeme pomoci s vytvořením rozsahu projektu, komunikačním plánem, finanční kontrolou projektu apod. Nedílnou součástí spolupráce je stanovení strategické transformace vašeho finančního oddělení, což má zásadní dopad pro dlouhodobý úspěch společnosti.
Změna je s trochou nadsázky jediná konstanta v dnešním turbulentním světě. Je zcela pochopitelné, že pro firmy je často obtížná, nejasná a těžko definovatelná, ale je důležitým prvkem pro růst, který firmám umožňuje využívat strategické příležitosti. Na základě našich zkušeností se společnosti potýkají s problémy, jako je:
Optimalizace a úprava účetní osnovy
Veliká a nafouknutá účetní osnova vede k problémům s nesprávným používáním účtu, nevýznamnými zůstatky na účtech, rozsáhlým školením účetních, vyššími náklady na audit a nesprávnými účetními výkazy. Někdy společnosti nahrazují strategii výkaznictví velkými účetními osnovami, zejména malé účetní jednotky se snaží používat účetní osnovu jako svůj nástroj pro reportingovou strategii.
Co můžete udělat pro zlepšení?
Na základě našich zkušeností je prvním krokem posouzení současné účetní osnovy, ujasnění si, které účty již nejsou platné, a vytvoření nové struktury vašich účtů a tomu odpovídající reporting. Typický příklad: potřebujeme samostatné účty pro každého dodavatele jen proto, že je to pohodlné a jsme na to zvyklí? A umíme odpovědět na otázku, zda to pro nás má přidanou hodnotu? Poté je nutné znovu navrhnout a znovu implementovat účetní osnovu s využitím převodových můstků/mapování.
Závěrkový proces (měsíční nebo roční závěrka)
Děsí vás představa účetní uzávěrky? Nebo to zvládáte v klidu a bez námahy díky zaběhnutým procesům a spolehlivým systémům? Ať tak či onak, sesbírali jsme pro vás pár osvědčených praktických tipů, které vám mohou pomoci tuto neoblíbenou činnost lépe zvládat. I když je každá společnost jinak nastavena a má jiné interní procesy, pevně věříme, že malý návod využijí oddělení různé velikosti.
Co můžete udělat pro zlepšení?
Připravili jsme 5 kroků, které považujeme za klíčové a mohou pomoci zrychlit proces závěrky. Kroky jsou samozřejmě propojeny a k úpravě závěrkového procesu je třeba přistupovat komplexně, přesto věříme, že i částečná aplikace těchto rad vám může pomoci.
- Krok 1 ‒ Mapování procesů – Nedostatek systematických plánů a jasně nastavených procesů a pravidel může vést k problémům a komplikacím.
- Krok 2 ‒ Datový tok – Vyžaduje sběr dat z prodeje, projektového managementu, dopravy a případně dalšího oddělení s vazbou na výnosy a náklady společnosti.
- Krok 3 ‒ Definice odpovědnosti – Má vaše společnost stanoveno, kdo je odpovědný za daný proces nebo jeho část? Pravděpodobně víte, kdo je zodpovědný za vaši účetní uzávěrku. Ví však tato osoba, jakou formou a komu informace předat? A je si toho vědoma osoba přebírající další činnost nebo část procesu? Pokud ne, může to vést ke zbytečným chybám, zpožděním a nedorozuměním.
- Krok 4 ‒ Zamotaná účetní osnova – Příliš složitá účetní osnova vede k chybám. Mohou existovat účetní, kteří tráví desítky let v jedné společnosti a kteří si pamatují stovky různých kódů účtů a jejich variací, ale pro většinu pracovníků to neplatí. Proto je důležité mít srozumitelnou a strukturovanou účetní osnovu.
- Krok 5 ‒ Vnitropodnikové účetnictví – Mělo by vám poskytovat detailní obraz o nákladové náročnosti, efektivitě a přidané hodnotě jednotlivých firemních procesů a produktů na úrovni cost drivers, jako jsou nákladová střediska, zakázky a profit centra, jež zároveň odpovídají základní struktuře účetních controllingových objektů při procesu plánování.
Evidence činností/aktivit – Vše výše uvedené vám pomůže při vytváření kontrolního seznamu pro účetní uzávěrku, tj. plánu, který vám ukáže, kde se právě nacházíte, kdo je za jednotlivé kroky zodpovědný, jak na sebe tyto kroky navazují a které činnosti a v jakém období pokrývají.
Nalezení správného mixu technologií
Zefektivnění dat a přizpůsobení nových technologií by mělo být klíčovou součástí budoucího plánu společnosti/finančního oddělení, protože to pomůže poskytnout finančním ředitelům informace a jistotu, aby mohli v těchto náročných časech přijímat těžká, ale fundovaná rozhodnutí.
Co můžete udělat pro zlepšení?
Z našich zkušeností vyplývá, že mnoho společností provozuje řadu softwarových platforem (ERP, nástroj pro účetnictví, CRM, HR nástroj, konsolidační nástroj a excelové tabulky) nebo investovaly do technologií, aby zdánlivě vyřešily své problémy, ale stále jim chybí lidský talent k jejich provozování. Ujistěte se, že rozumíte technologiím a máte správné lidi, kteří technologie používají. Protože oddělené systémy často vyžadují ruční zadávání dat pomocí tabulek, např. v programu Excel, a jsou jedním z hlavních důvodů, proč mnoho organizací nevyužívá celý potenciál implementovaného řešení. Z našich zkušeností je klíčem k tomu, abyste si vytvořili IT/systémovou strategii, mysleli na své procesy a nové procesy v softwarových platformách nebo aplikacích, nalezení správného mixu technologií. Mít silný systém a vybudovat kolem něj infrastrukturu je řešení, které se vyplácí.
Získávání a udržení talentů
Najít správný talent, to je výzva dnešní doby. I v době digitalizace jsou lidé klíčovým faktorem, který různými způsoby ovlivňuje směřování vašeho oddělení. Jak tedy najít, alokovat, využít a udržet ty správné lidi? Jak zvolit a používat správnou komunikaci? Za současných měnících se podmínek museli finanční ředitelé převést své zaměstnance na práci z domova. Jak používat správné komunikační nástroje? Jak poznám, že pro požadované procesy využívám vhodné lidi a že je to efektivní?
Co můžete udělat pro zlepšení?
Najít správný talent je spíše otázka interních HR/náborových procesů, což by mohlo být zajímavé téma, ale jiné diskuze. Prvním krokem je zmapování interních procesů a kontrola efektivity. Podle našich zkušeností je dobrým nástrojem např. kapacitní studie. Ta znamená soupis informací z dostupných zdrojů, založený na podrobném sběru dat, který identifikuje kapacity a limity těchto zdrojů (lidské, materiální nebo technické). Můžete se pak lépe rozhodovat na základě dat, jaký proces je nejlepší zefektivnit.
Manažerský reporting
Současná turbulentní doba s globálním propojením všech hodnotových řetězců, které mají přímé i nepřímé dopady na jednotlivé firemní procesy, klade vysoké nároky na finanční podnikové systémy a jejich správné nastavení. Výstupy z manažerského účetnictví by vám měly v reálném čase poskytovat relevantní podklady pro efektivní finanční řízení společnosti.
Co můžete udělat pro zlepšení?
Předpokladem účinného fungování finančně-manažerského reportovacího systému je propracovaná organizační struktura vaší společnosti z pohledu vymezení pravomocí a odpovědností a na to navazující ekonomická struktura jednotlivých odpovědnostních středisek v podobě nákladových středisek, zakázek a profit center. Tyto controllingové objekty by měly být ve vašem finančním informačním systému definovány v takové úrovni detailu, ve které jste schopni alokovat náklady a výnosy z podnikatelské činnosti, a zároveň na této nejnižší úrovni stanovujete cíle a plánujete jednotlivé rozpočty. Na základě tohoto nastavení vašeho ERP a správné a včasné alokace finančně-účetních hodnot na jednotlivé objekty jste schopni obdržet relevantní ekonomické výstupy v reálném čase pro efektivní manažerské rozhodování.
Zastáváme názor, že většina výzev se nejlépe zvládá společně, prostřednictvím spolupráce. Proto budeme rádi, když nám poskytnete zpětnou vazbu a případně se s námi podělíte o vaše zkušenosti a my vám na oplátku budeme moci pomoci. V RSM Technology máme rádi výzvy, řídíme se heslem „nic není nemožné“ a chceme měnit byznys svět kolem nás. Pojďme ho měnit společně.
