Proces výběru ERP/CRM nebo jiného podnikového řešení (HR systém, výrobní řešení atd.) není zrovna jednoduchá cesta. Jednou z jejích nejsložitějších částí bývá hledání odpovědí na zásadní otázky: kde a jak začít? Na trhu existuje velké množství dodavatelů, řešení a přístupů. Minulý newsletter nám přiblížil, jak lze na proces výběru nahlížet po funkční stránce, čemu se vyvarovat a na co si dát pozor. Tentokrát se podíváme na to, co byste při výběru (nového systému) neměli opomenout z hlediska projektového managementu? Možná si říkáte, že tohle je úplně jasné, ale pravdou je, že často dochází k opomenutí důležitých faktů.
Typickými oblastmi, na které by se nemělo zapomínat jsou:
Časové okno
Tzv. „time frame“ je zásadní otázkou při výběru (nejen) ERP řešení. Implementace systému není jenom o konfiguraci. Celková implementace zabere čas, se kterým je potřeba dopředu počítat a realisticky ho odhadnout. Jak dlouho bude implementace trvat, záleží na typu systému, na velikosti vaší firmy, zkušenostech implementačního partnera, časových možnostech z vaší strany, a v neposledním řadě na tom, jaký postup si zvolíte. Zda budete chtít implementovat vše naráz, tzv. „big bang approach“, nebo upřednostníte postupnou, fázovanou implementaci, někdy také nazývanou jako „stairway approach“. Výhodou postupného přístupu je, že bere v úvahu vaší kompletní kapacitu a zohledňuje např. sezónnost, závěrky, období dovolených apod. Dále je dobré už při výběru řešení myslet na orientační plán implementace. Samozřejmě netřeba očekávat, že vám potenciální implementační partner hned v úvodu nabídne podrobný plán, kterého se pak budete muset držet, ale je dobré hned v úvodu odhadnout své časové limity. Nezapomeňte se také zeptat, kde mohou v rámci implementace potenciálně nastat nějaké problémy a jaké je jejich řešení.
Organizace implementace
Tuto kapitolu můžeme nazvat i jejím typickým názvem “projektový management“, přestože samotná organizace implementace představuje jen část projektového managementu. Již v průběhu výběru systému je vhodné do zadávacího dokumentu zahrnout otázku, kdo ze strany implementačního partnera se bude podílet na vašem projektu. Je pochopitelné, že od partnera ve výběrové fázi nemůžete očekávat plnou alokaci jeho zdrojů, ale chtějte znát alespoň hlavní kontaktní osobu pro váš projekt a vedoucího týmu pro funkční, nebo technické časti. Zároveň je na místě otázka, jakým stylem bude váš projekt řízen. Velmi jemně jsme se toho dotkli již v předchozím odstavci. Existuje několik způsobů, jakou metodiku zvolit, ať „agile“ (vyznačuje se připraveností a schopností rychlé reakce a má vynalézavý a flexibilní charakter) nebo klasický přístup „waterfall“ (vyznačuje se tím, že předpokládá předem jasně daný plán, tedy sekvenční postup od analýzy). Stejně tak si nezapomeňte určit, jak to bude s interními zdroji – kdo a v jakých kapacitách bude v průběhu implementace k dispozici. Jak se bude dál postupovat projektem, je jasné, že mnohé zdroje z vaší společnosti budou součástí implementace například jako osoby, které budou v novém systému testovat své procesy.
Implementace nového systému nebo aplikace je velkým zásahem do zavedených a historických procesů, toku dat a zaběhnutých zvyklostí ve společnosti. Proto nepodceňujte tzv. „change management“ neboli řízení změn. Je dokázané, že určitá část zaměstnanců bude vůči změně rezistentní a nebude ji vítat s otevřenou náručí. Právě proto dbejte na dostatečnou komunikaci změny napříč společností a nezapomeňte vysvětlovat, jaké výhody a změny tento projekt přinese. Dále je na místě zjistit, jaký nástroj se bude používat ke sledování vývoje a pokroku v implementaci, nebo případně definovat, zda se jedná o klasické Excel soubory, plánovač aktivit, či pokročilé systémy při rozsáhlých implementacích jako JIRA.
Náklady na licence
Mnoho systémů je strukturováno jako modulové systémy a náklady se tak počítají na licence pro jednotlivé moduly. Tento přístup bude čím dál rozšířenější a cenotvorba se bude odvíjet právě od něj. V procesu výběru ERP řešení vám může daný dodavatel rozdělit implementaci na více fází a s každou z nich jsou spojeny náklady navíc, a to jak na licence, tak na implementaci. Je dobré hned na začátku vědět, jaké jsou potenciální další náklady s růstem, ke kterému můžete v budoucnosti směřovat. Dále je samozřejmě na smluvních podmínkách, v jakých intervalech jsou řešeny platby (kvartálně, ročně) a jak se řeší případné navýšení. Zaměřte se také na to, jaká je podpora od poskytovatele licence, to znamená komunikace, ochota vysvětlit nové funkcionality a možnosti, sdílet materiály a jiné prezentace nových funkcionalit a modulů apod.
Náklady implementace
Náklady na samotnou implementaci systému jsou samostatnou kapitolou a liší se od nákladu na licence, tedy nákladu na samotný systém. Náklady se můžou lišit od toho, jakou cenovou strategii daný partner volí, a samozřejmě od všech implementovaných funkcionalit, způsobů implementací, velikosti, či náročnosti. Je dobré mít na paměti to, že v průběhu implementace může nastat situace, kdy se odhadované implementační náklady budou zvyšovat. K této situaci může dojít např. při změně rozsahu či plánu implementace, přidáním nových požadavků nebo funkcionalit.
Náklady na řešení od třetích stran, případná integrace s jinými systémy
Toto je téma, které může výrazně ovlivnit rozsah implementace, funkcionalitu systému a v neposlední řadě i cenu samotné implementace. Náklady řešení třetích stran jsou většinou řešení, která mohou mít velkou přidanou hodnotu pro vaše procesy a jsou lehko integrovatelné s vámi vybraným řešením. Velká část poskytovatelů ERP řešení má už dnes síť svých prověřených dodavatelů řešení, která výrazně zatraktivňují daný systém a dodávají mu nadstavby funkcionalit. Je zde otázka, jestli budou tato řešení zdarma, nebo za poplatek, a jaké jsou obchodní podmínky. Může se totiž stát, že náklady na toto řešení budou rozdělené na náklady za licence a implementaci. Nezapomínejte ani na detailní zpracování technické dokumentace, provedení integrace a testování. Náklady na integraci mnohdy nejsou vůbec zanedbatelné, je proto dobré se tomuto bodu věnovat detailněji.
Školení a podpora
Jakou formou budou probíhat školení (online, osobně) a co bude jejích obsahem? Otázku školení je dobré ujasnit si už na začátku, a to nejen obsahově, ale i finančně – je školení zahrnuto v nákladech na implementaci, nebo se jedná o samostatnou kategorii? A jedná se jen o vstupní školení, nebo bude jejich obsah aktualizovaný a rozšiřovaný? Obsah školení nám zároveň vymezí, co bude poskytovatel školit, v jakém rozsahu a pro koho. To, s jakou podporou v průběhu implementace můžeme počítat, je ve velké většině případů už definováno v implementační nabídce. Podstatná je také informace ohledně dostupnosti „post go live“ podpory, tedy podpory od implementačního partnera v době, kdy je systém v prvních týdnech v produkci.
Reference
Velmi důležitá část, která nám dává informace o tom, pro jaké typy společností je daný systém vhodný a jaké jsou zkušenosti s konkrétní oblastí podnikání. Je dost možné, že reference od poskytovatele systému se mohou lišit od referencí implementačního partnera. Zaměřte se tedy na obojí – Reference implementačního partnera nám můžou poskytnout indikaci, jaké jsou zkušenosti daného partnera, s jakými podniky a typy implementací mají zkušenosti.
Výběr ERP řešení není jednoduchá záležitost, ale dobrý plán a jasná identifikace toho, co se od daného systému očekává, vám zajistí hladký průběh celého procesu implementace a omezí případné negativní dopady. Věříme, že poslední dva newslettery vám v tomto ohledu byly užitečné a ukázaly vám, na co klást důraz a co při výběru ERP nevynechat. Každý z newsletterů se pro lepší přehled zaměřoval na jinou oblast, ale nikdy se na tyto dvě stránky nemůžeme dívat odděleně, neboť spolu velmi úzce souvisí.
Budeme rádi za vaši zpětnou vazbu a také za případné sdílení vašich zkušenostní s výběrem ERP systému. Pokud se právě v tomto procesu nacházíte a nejste si čímkoliv jistí, ozvěte se nám a my vám rádi poradíme!
