Městský úřad Milevsko – obecní úřad s rozšířenou působností; spadá pod něj 26 obcí. Cca 100 zaměstnanců.
Požadovali jsme moderní systém pro řízení elektronické pošty, online elektronických kalendářů a pro online rezervaci zdrojů, např. místností, vozidel, či didaktických pomůcek… s vysokou kapacitou na jeden mailbox a vysokou dostupností odkudkoliv z internetu. Na implementaci byly vymezeny dva pracovní dny a víkend bez výpadků v chodu úřadu. K naší spokojenosti jsme získali dostupný vysoce kapacitní online archiv doručené a odeslané elektronické pošty, který byl doposud omezen a řešen pouze lokálně na jednotlivých počítačových stanicích.František Troják, tajemník MěÚ Milevsko
Úkol
Zavést spolehlivý, vždy dostupný a maximálně zabezpečený poštovní systém s benefity.
Jako úřad s rozšířenou působností má MěÚ Milevsko proti jiným obecním úřadům navíc širokou škálu kompetencí a povinností. K jejich zajišťování dosud zaměstnanci používali zastaralý poštovní systém s následujícími vlastnostmi:
- Postfix, OS Linux FreeBSD,
- POP3,
- Outlook Express, vč. off-line režimu,
- maximální velikost mailboxů 2 GB,
- žádné sdílené zdroje,
- bez vysoké dostupnosti,
- archivace dat pouze na lokální PC,
- vyhledávání zpráv pouze pomocí message trackingu,
- bez mobilního přístupu.
Na úřadě se proto rozhodli přejít na moderní systém pro řízení elektronické pošty, ovšem při nízkých pořizovacích nákladech. Základním požadavkem byla vysoká dostupnost řešení, správa pošty z obecně rozšířené a známé aplikace, dostatečná kapacita mailboxů, sdílení informací mezi uživateli, sdílení kalendářů i mezi externími subjekty a kvalitně zabezpečená archivace uživatelských dat. Cílem bylo všeobecně urychlit správu elektronické pošty a komunikaci mezi zaměstnanci.
Řešení
Pro výběr nového systému byla stanovena velmi přísná kritéria, která kompletně splňuje pouze Office 365 od společnosti Microsoft.
„Použitý program Exchange online nabízí vysokou dostupnost řešení, která spočívá v online replikaci dvou geograficky oddělených, vzájemně nezávislých datových center. Data jsou v těchto centrech zabezpečena až na úroveň Tier 5, plně ve shodě s hlavními bezpečnostními normami ISO 27001 a SAE 16. Splněny jsou i náročné požadavky evropské úmluvy Safe Harbor, která je v souladu s českým právním řádem,“ přiblížil Jan Gerhart, projektový manažer Infinity.
Toto řešení umožnilo rychlejší rozvoj poskytovaných veřejných služeb a výrazně zaměstnancům usnadnilo komunikaci a plnění úkolů.
Výsledky
Kromě toho, že díky odpadnutí nutnosti instalovat systém na HW úřadu byl přechod na nové řešení velmi rychlý (v rámci dnů a za účasti minima pracovníků), přineslo Office 365 několik dalších významných benefitů. Administrátoři uvádí hlavně vysokou dostupnost. Prevence pádu poštovního systému, ztráty e-mailů a znemožnění fungování úřadu je pro ně velmi důležitá. Tuto výhodu navíc získali bez nasazení nákladné infrastruktury, která jinak při on-premise řešení bývá nezbytnou.
Dalším přínosem je dostupnost nových funkcí díky upgradu MS Outlook na verze 2007 a 2010, především funkce pro sdílení informací mezi zaměstnanci v podobě kalendářů a plánování pracovního času, sdílených kontaktů a úkolů.
Poštovní systém nyní umožňuje uživateli spravovat poštu odkudkoliv a téměř z jakéhokoliv zařízení. Pomocí technologie Outlook anywhere je možné připojit se k serveru z počítače s Outlookem 2007 a vyšším a spravovat poštu i off-line. Kromě toho lze s počítačem připojeným k internetu spravovat poštu pomocí webové aplikace. Chytré telefony se snadno připojí přes Active Sync nebo BlackBerry Enterprise server.
Nový systém také nabízí 25 GB velké schránky s možností online archivace dat až do této velikosti a za příplatek dokonce archiv neomezený. Samozřejmostí je služba kalendáře. Systém je navržen tak, aby umožňoval snadné plánování volného času, a to i pro větší množství uživatelů najedou. Sestavení schůzky o více jak třech účastnících, dosud velmi komplikované, zvládne nyní jediný organizátor během pár minut.
Ve sdíleném globálním adresáři najdou uživatelé kontakty nejen na všechny ostatní zaměstnance, ale i na externí příjemce, které tam jednoduše umístí administrátor.
Vhodnou pomůckou jsou také sdílené úkoly, pomocí kterých je možné sledovat nejen průběh plnění vlastních úkolů, ale i těch společných.
A v neposlední řadě se rapidně zvýšila bezpečnost přenášených dat. Doposud měl úřad možnost posílat zprávy jen po nezašifrovaném POP3 a SMTP kanálu, což se nyní změnilo.
Obchodní dopady
Administrátoři uvádí hlavně vysokou dostupnost. Prevence pádu poštovního systému, ztráty e-mailů a znemožnění fungování úřadu je pro ně velmi důležitá. Tuto výhodu navíc získali bez nasazení nákladné infrastruktury, která jinak při on-premise řešení bývá nezbytnou.
